Les obligations des entreprises en matière de facturation électronique pour les marchés publics

La facturation électronique devient une réalité incontournable pour les entreprises souhaitant travailler avec les marchés publics. Découvrez dans cet article les obligations qui leur sont imposées et comment s’y conformer.

Le cadre réglementaire de la facturation électronique pour les marchés publics

Depuis le 1er janvier 2017, la loi française impose aux entreprises fournissant des biens ou des services à l’État, aux collectivités territoriales et aux autres personnes publiques, d’émettre des factures électroniques pour leurs prestations. Cette obligation découle de l’ordonnance du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique et de son décret d’application du 27 février 2015. Elle vise à simplifier les démarches administratives, réduire les coûts et accélérer le traitement des factures.

Cette obligation concerne toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, dès lors qu’elles interviennent sur un marché public. La mise en place progressive de cette mesure a été prévue selon un calendrier spécifique :

  • 1er janvier 2017 : les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés) et les personnes publiques;
  • 1er janvier 2018 : les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5 000 salariés);
  • 1er janvier 2019 : les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés);
  • 1er janvier 2020 : les très petites entreprises (moins de 10 salariés).

Les modalités de mise en œuvre de la facturation électronique

Pour se conformer à l’obligation de facturation électronique, les entreprises doivent utiliser le portail Chorus Pro, mis en place par l’Agence pour l’informatique financière de l’État (AIFE). Ce portail permet non seulement d’émettre des factures électroniques, mais aussi de les suivre, de les relancer ou de les archiver. Il est accessible gratuitement pour toutes les entreprises françaises et étrangères.

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Pour utiliser Chorus Pro, il suffit de se rendre sur le site officiel (https://chorus-pro.gouv.fr) et de créer un compte. Une fois inscrite, l’entreprise peut déposer ses factures sous différents formats :

  • Pièces jointes au format PDF;
  • Factures au format Factur-X (norme européenne EN-16931);
  • Saisie manuelle dans un formulaire en ligne.

Lorsqu’une facture est déposée sur Chorus Pro, elle est automatiquement transmise au destinataire public concerné. Celui-ci dispose alors d’un délai de 30 jours pour procéder au paiement. En cas de retard, des pénalités peuvent être appliquées.

Les avantages et les enjeux de la facturation électronique

L’adoption de la facturation électronique présente plusieurs avantages tant pour les entreprises que pour les administrations publiques. Tout d’abord, elle permet une réduction des coûts liés à l’émission, l’envoi et l’archivage des factures papier. Elle contribue également à la réduction des délais de paiement, ce qui peut améliorer la trésorerie des entreprises.

La facturation électronique favorise également une meilleure traçabilité des factures et permet de réduire les risques d’erreurs ou de litiges. Elle s’inscrit enfin dans une démarche de développement durable, en diminuant la consommation de papier et les émissions de CO2 liées aux transports.

Cependant, la mise en place de la facturation électronique implique également des enjeux importants pour les entreprises. Elles doivent notamment veiller à respecter les normes et réglementations en vigueur, notamment en matière d’archivage électronique. Il est essentiel que les entreprises mettent en place un système d’archivage sécurisé et pérenne pour conserver leurs factures pendant toute leur durée légale.

Conclusion

Pour se conformer aux obligations en matière de facturation électronique pour les marchés publics, les entreprises doivent s’adapter et intégrer de nouveaux outils et processus. La plateforme Chorus Pro offre une solution simple et gratuite pour répondre à ces exigences. Toutefois, il est important de rester vigilant quant aux enjeux liés à la sécurité et à l’archivage des données.

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En conclusion, la facturation électronique représente une opportunité pour les entreprises travaillant avec les marchés publics, en leur permettant de gagner en efficacité, en traçabilité et en respect de l’environnement.